Многие организации в рамках своей деятельности сталкиваются с вопросом прошивки множества офисных бумаг и документов. С помощью качественной прошнуровки можно упорядочить все бумаги, и вести полноценный контроль сохранности документации.
Есть специальные правовые нормативные акты, согласно которым осуществляется контроль прошивки документов. Каким способом можно осуществить прошивку документов? Безусловно, для этого нужно иметь в наличии специальное оборудование, в качестве которого можно рассмотреть устройство для подшивки и сверления дел. Какие офисные бумаги следует подшивать? Необходимо сброшюровать документы, которые являютсяважнымидоговорами, которые заверены официально нотариусом, кассовые книги, журналы регистрации. Документация подшивается с целью обеспечения ее сохранности, невозможности изъятия из общей стопки каких-либо отдельных листов.
Есть ли какие-то строгие правила по прошивке? Существуют только некоторые отдельные акты, в которых идет речь о правилах прошивки документов, например, есть специально созданные требования Национального Банка Украины, есть рекомендательные письма отдельных министерств, разнообразных архивов. Среди таких требований можно отметить следующее: необходима нумерации многостраничных документов, они подшиваются так, чтобы наклеенным отрезком можно было опечатать концы нити, поставить на отрезке бумаги печать и подпись, а также указать цифры, например, число листов в документе. Также предполагается вариант опечатывания сургучной печатью либо наклейкой пломбы концов нити, которой сшивались документы. Для того чтобы можно было прочитать текст внутри документа, обязательно делают несколько симметричных отверстий на полях, имеющегося множества страниц. По ходу прошивки документа используется прочная нить. Кончики такой нити аккуратно завязывают узлом, делая это посередине оборотной части документа, причем нужно оставить свободные кончики, длина которых должна быть не меньше 5 сантиметров. Подробная информация представлена на сайте https://copy.spb.ru/poligr_prod/diplomy/. Только после этого можно переходить к наклеиванию на кончики нити отрезка бумаги, и поставить на нем подпись, которая заверит подлинность сшивания данного документа. В заверительной подписи обязательно прописываются должность ответственного должностного лица число листов в прошитом документе, а также ставится печать данной организации на наклейку из бумаги.
Специальное устройство для выполнения сшивания бумаг используется архивными службами, а также разнообразными архивными специализированными компаниями с целью автоматизации процедуры подготовки всей документации компании, к сдаче в собственные либо государственные архивы. Станок, который позволяет прошивать документы, нужен сотрудникам кадровых служб и работников бухгалтерии.
Никакой специальной дополнительной подготовки для работы на таком станке от сотрудников не требуется. Есть такие компании, в которых до сих пор применяется обычный дырокол, либо шило, это значительно усложняет и замедляет работу бухгалтеров и делопроизводителей. Особое место процедура прошивания документов занимает в судах, а также в нотариальных и адвокатских конторах, земельных, жилищных, строительных организациях. При ручном труде сотрудников юридических, строительных компаний, на подшивание документов могут уходить целые месяцы.
