Кто только не занимается подсчетами времени, отработанного сотрудниками отделов и служб на предприятиях. Это и табельщики, и нормировщики, и кадровики, и экономисты. Вместе с тем, отнюдь не всегда в эти вопросы вникают сами руководители подразделений. И совершенно напрасно. Вот знаете ли вы, к примеру, из каких составляющих складывается фонд времени отдела? На первый взгляд, это простой вопрос. Но он стоит того, чтобы задуматься. Ведь зачастую мы не осознаем, какие скрытые резервы времени можно обнаружить, приложив для этого совсем небольшие усилия.
Если сложить календарное время, приходящееся на всех сотрудников за расчетный период, то получится общее время, которым располагает ваш отдел. Однако из него следует сразу же вычесть выходные и праздничные дни, предусмотренные законодательством. Кроме того, нужно учесть, что часть оставшегося времени придется на очередные и прочие виды отпусков. И здесь кроется первый из моментов, которые необходимо предвидеть и грамотно решать, чтобы обеспечить эффективное управление фондом рабочего времени подразделения.
Составление графика очередных отпусков на предстоящий год является не только требованием трудового законодательства, но и инструментом планирования использования времени отдела. Также следует иметь в виду ожидаемые учебные отпуска и прочие социальные факторы, вызывающие сокращение той части фонда времени подразделения, которая потенциально может быть использована для осуществления трудовой деятельности. Таким образом, исключив все рассмотренные выше составляющие из общего фонда времени, поскольку их использование в производственных целях невозможно, мы получаем плановый фонд времени отдела.
Следующий этап анализа фонда времени отдела включает определение факторов, воздействие которых приводит к тому, что фактический фонд времени, или, иначе говоря, время, фактически отработанное сотрудниками за расчетный период, отличается от планового показателя. Это происходит за счет целодневных потерь рабочего времени, вызванных временной нетрудоспособностью сотрудников, прогулами, простоями и рядом других причин, которые могут носить внутриорганизационный, дисциплинарный, внешний характер. Предвидеть целодневные потери рабочего времени заранее, практически, невозможно. Однако имеет смысл запланировать их ожидаемую величину, исходя из имеющейся статистики за предыдущие периоды.
Исключив из планового фонда времени отдела периоды целодневных простоев, мы получим, наконец, показатель фактически отработанного времени. Однако и здесь не стоит обольщаться, что все это время сполна посвящено выполнению трудовых обязанностей. Даже при достаточно старательном и добросовестном их исполнении неизбежно происходят потери времени в течение рабочего дня.
Среди наиболее частых причин бесполезных трат фактического рабочего времени можно выделить нарушения трудовой дисциплины, перебои с ресурсами, необходимыми для осуществления работы, несогласованность во взаимодействии последовательно или параллельно выполняющих те или иные функции исполнителей и т.д. Все это приводит к ухудшению ритмичности работы, замедлению темпов выполнения заданий и, в итоге, – к снижению доли полезного времени в фактически отработанном сотрудниками отдела фонде, согласно табелю.
Проанализируйте, каковы основные причины подобных потерь полезного рабочего времени в вашем отделе? Может быть, они вызваны просчетами в планировании или недостаточно рациональным распределением обязанностей между сотрудниками. Это позволит выявить возможности сокращения доли непроизводительного времени в фактически отработанном, а с учетом уменьшения числа целодневных простоев, – и в плановом фонде рабочего времени отдела. После этого посмотрите, проводятся ли на сегодняшний день какие-то мероприятия, позволяющие улучшить ситуацию? Если нет, то целесообразно продумать, какие меры нужно предпринять для повышения эффективности использования рабочего времени отдела.
Источник: https://owncapital.ru/
